February 29, 2024

Untuk meningkatkan kualitas kerja bukan saja berasal dari partner kerja yang mendukung, tetapi juga dari lingkungan kerja yang baik juga. Pastinya kita akan lebih senang jika suasana kantor kita bersih dan rapi, hal itu akan meningkatkan mood bekerja yang jauh lebih baik. Berbeda dengan kantor yang berantakan, arsip diletakan sembarangan, banyak debu bahkan jamuran. Sudah pasti akan menurunkan kualitas kerja di kantor. Selain itu arsip yang merupakan dokumen penting dari perusahaan bisa akan mengalami resiko kerusakan, tercecer dan hilang. Jika hal itu terjadi pada arsip penting perusahaan, bisa berpengaruh juga dengan pengambilan keputusan penting perusahaan dimasa yang akan datang. Sebaiknya perusahaan menyediakan fasilitas penyimpanan dokumen yang sesuai dengan standar kearsipan yang berlaku.

Kenapa kita perlu melakukan pengelolaan arsip dengan baik?

Arsip terus bertambah

Seiring berkembangnya suatu perusahaan, maka perusahaan tersebut akan menghasilkan banyak dokumen yang tiap harinya terus bertambah. Dokumen biasanya hadir dalam berbagai bentuk dan format, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Perusahaan membutuhkan tempat khusus bahkan ruangan penyimpanan arsip yang aman. Perusahaan juga membentuk unit atau divisi khusus untuk mengelola arsip tersebut. Bisa juga menggunakan jasa pengelolaan arsip sebagai pihak ketiga dalam pengelolaan. Jika disediakan ruangan atau penyimpanan dilakukan di vendor, maka kantor akan jauh lebih tertata dan rapi.

Keselamatan dan Keamanan Arsip

Jika hal buruk terjadi kepada arsip penting, seperti bencana alam, kebakaran, hingga pencurian hal itu juga akan berdampak buruk bagi berjalannya suatu perusahaan. Mengingat betapa pentingnya arsip tersebut, perusahaan harus mengantisipasi segala kemungkinan terburuk. Seperti menyediakan standar keamanan yang tinggi untuk mengantisipasi pencurian, bisa dengan memasang CCTV dan juga alarm.

Mempersingkat waktu pencarian arsip

Pengelolaan arsip yang baik adalah mengelompokkan arsip-arsip tersebut agar mudah untuk dicari ketika dibutuhkan. Jika arsip mudah ditemukan, hal ini sudah pasti akan meningkatkan kinerja perusahaan, karena tidak perlu membutuhkan banyak waktu untuk mencari arsip yang dibutuhkan.

Sesuai dengan peratuan undang-undang

Dalam system kearsipan ada juga undang-undang yang berlaku dari pemerintah yang mengharuskan pengelolaan arsip yang baik dan benar. Resiko-resiko hokum lainnya terkait dengan kerahasian data dan informasi. Meminimalisir resiko-resiko dimasa depan terkait dengan perubahan regulasi, kebijakan, lingkungan dan politik yang tidak bisa dideteksi saat ini.

Jika dari perusahaan memiliki kendala dalam pengelolaan arsip, seperti kurangnya ruangan dan SDM, maka bisa juga menggunakan jasa pengelolaan arsip yang sudah terpercaya dana man. Sehingga bisa memudahkan perusahaan dalam melakukan pengarsipan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *